相手に伝わる文章をかくための5つのコツ

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「いやー文章をかくのはは苦手で…」という方もいれば、

それをみた瞬間に「あっ、もうムリ」と閉じたくなるくらい読みづらい文章を書くヒトもいますよね。

インターネットが登場して以来、いまやコミュニケーションの手段はもっぱらメールです。

最近では、さらにFacebookやLineなどのSNSによるやりとりも盛んになってきていますね。

つまりコミュニケーションの主流は、「テキスト/文章」にますます依存しているということです。

でも、相手の文章の理解度はヒトによってさまざまです。

どれだけ素晴らしい文章だったとしても、相手に伝わらなければ意味がありません。

なので相手にいかに伝わる文章にするか、がとても大切になってきます。

でも相手に伝わりやすい文章とはどんな感じで書けばよいのでしょうか?

そんな伝わる文章をかくための5つのコツをお伝えします。

 

1. 小学5年生に伝える気持ちで書く

相手に伝わる文章にするには、シンプルにすることが大切です。

ヒトの感情や言語をつかさどる「前頭葉」という脳の器官が10歳前後に完成するといわれています。

10歳前後といえば、小学5年生です。

つまり小学5年生にもわかるように文章が書ければ、ほとんどのヒトに理解される文章になっているということです。

なのでメールを書くときは、伝える相手が小学5年生だと思って書いてみましょう。elementary-studentのイメージ

なるべく難しい表現はやめて、かんたんなコトバをつかいましょう。

小学5年生の国語の教科書や、5年生むけの雑誌や本をもっておくと参考になりますよ。

 

2. 一つの文をできるだけ短くする

相手に伝わる文章にするために、一つの文はできるだけ短くしましょう。

例えば、

「私はバスで駅まで行き、電車で○○駅まで行ったあと、少し時間があったのでコンビニでおにぎりを買って公園で食べていると、そこへ友達が偶然とおりかかったので、一緒に○○会館まで歩いて向かいました。」

という内容であれば、

「私はバスで駅まで行きました。」
「電車で○○駅まで行きました。」
「少し時間があったのでコンビニでおにぎりを買いました。」
「それを公園で食べていました。」
「するとそこへ友人が偶然とおりかかりました。」
「一緒に○○会館まで歩いて向かいました。」

というように変えてあげます。shortのイメージ

つまり「、」でつながずに「。」で区切ってあげたほうがわかりやすくなります。

文章にもリズムができるので、頭の中でも朗読しやすくなります。

 

3. 漢字をへらす

相手に伝わる文章にするには、見た目もやわらかい感じにします。

漢字がびっしりつまった文章はおもわずスルーしたくなりますよね。

こんなカンタンな文字くらい漢字にしろよってツッコミをいれたくなるかもしれません。

でもなるべく漢字をへらしたほうが、文章は読みやすくなります。

とくに漢字がつづくようなケースでは、「ひらがな」をはさんだり、あえて「カタカナ」を使ってみましょう。

「一人一人が…」だったら「一人ひとり」とか、kanjiのイメージ
「簡単に理解出来る文章を書く…」なら「カンタンに理解できるぶんしょうを書く」のほうが見やすくなります。

文章を見たときにカクカクしてギュッギュッとしたイメージにならないように気をつけてみてください。

 

4. 段落を多めにつける

相手に伝わる文章は、適度なスペースを持っています。

たまに、これでもかっ!というくらいの勢いで文字がつまったメールを送ってくるヒトがいます。

一つの文章が横方向になが〜くなっていて、改行もほとんどありません。

画面全体が文字だらけなので、なんとなく海苔のように黒っぽい帯状になっています。

こういうメールは開いた瞬間に閉じたくなります。

なので文章はできるだけ改行をしてあげましょう。

段落になった文のカタマリが、多くても4行くらいまでにとどめておいた方が無難です。spaceのイメージ

また最近はスマホで見られることもとても多いので、1つの文章もはやめの改行がいいでしょう。

とくにメルマガなどは感覚的には20文字くらいで改行です。

 

5. 専門用語やヨコモジはできるだけ避ける

相手に伝わる文章は、みなれたコトバで作られています。

よくヨコ文字や専門用語がバンバンでてくる文章がありますよね。

相手がよほどあなたの業界に精通したひとでなければ、専門用語をたくさん使うことは避けたほうがいいでしょう。

発信する側は、「ちょっとカッコつけてやろう」とアレンジをしたくもなるものです。

でも文章の流れの中で1つでも読むヒトのアタマに「?」が生まれると、ぜんたい的にも「?」になってしまいます。

わからない単語のために、その先がさっぱり分からなくなったという経験ありますよね?difficult-wordのイメージ

「いいこと言ってると思うんだけど…」というように印象に残らない文章になってしまいます。

なので、なるべく専門用語やヨコモジは少なくしましょう。

 

まとめ

ということで、相手に伝わる文章の書き方の5つのコツは、

①小学5年生に伝える気持ちで書く
②一つの文をできるだけ短くする
③漢字をへらす
④段落を多めにつける
⑤専門用語やヨコモジはできるだけ避ける

となります。

直接あったり、電話のやりとりも減りつつある現代では、文章によるコミュニケーションはますます頻度がふえていきます。

とくにメールなどは、相手の表情や声のトーンといった微妙な感情のニュアンスが伝わりません。

だから相手の文章を理解する能力にコミュニケーションの多くを依存することになります。

つたえ方ひとつで、まったくあなたの意図していない方向で解釈されてしまうこともあります。

なので、なるべくシンプルに、わかりやすく相手に伝えるように気をつけましょう。

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